事例紹介

比類ないコストメリットがカギ

――キッセイ商事様の事業についてお聞かせください。

大澤

当社は、長野県松本市に本社を置くキッセイ薬品工業のグループ企業です。松本平の自然の息吹あふれる土と清冽な水が育む信州そばをはじめとする麺類事業を中核に、主に親会社のキッセイ薬品工業に向けた梱包資材や製造・研究用設備、什器等を提供する商社事業、そしてお客様のライフスタイルに合わせた損害保険、生命保険を提供する総合保険代理店業という3つの柱で事業を展開しています。

――御社の請求書発行業務が抱えていた課題は、どのようなことでしたか。

大澤

また、2022年1月に改正電子帳簿保存法の施行が開始されたことを1つの大きな契機として、お取引先様から請求書発行の電子化を望む声も日々大きくなり、そうした要請に応えることもテーマとなっていました。

――そうした課題を解消するためキッセイ商事様では、ファイネットの「ファイル配信サービス」を導入されました。導入に至る経緯や選定のポイントをご紹介ください。

脇田

課題解消に向けたアプローチの検討を進めていた折、ファイル配信サービスを開始するという事前案内を2022年12月にファイネットから受け取りました。当社では受発注業務や出荷案内業務において、ファイネットが提供する商品流通VANサービスを以前から活用していたのです。
いくつかの他社サービスも選定対象に加えてファイネットのファイル配信サービスを比較したところ、ファイネットのサービスは特にコスト面でアドバンテージがありました。具体的には、他社の一般的なサービスが月額の固定料金に加えてデータ量に依存した従量制による料金体系だったのに対し、ファイネットのサービスは月額の固定料金がなく“送信通数”に基づいて料金を算定するというものでした。また、あるお取引先様への請求書に、仮に100枚分の明細が含まれていても、それはあくまでも1通として料金が算定されるため、とても少ないコストでの運用が可能でした。

大澤

親会社のキッセイ薬品工業では請求書を電子的に送付する仕組みを整えており、そのサービスの利用も検討しました。しかしながら、当社としては独自に新たなサービスによるシステム構築にチャレンジし、システムについての知見やノウハウを社内に蓄積していきたいという思いもありました。そのような観点では、サービスの提供元が当社のそうした取り組みを手厚くサポートしてくれることが重要なポイントでした。これまでの付き合いから、ファイネットはそうした当社の要望に応え得る企業であると判断したわけです。

簡便な準備で利用をスタート

――ファイル配信サービスの活用による、請求書送付の処理フローについて教えてください。

脇田

変換プログラムについては、以前、ファイネットの商品流通VANサービスの利用開始に当たって同種のものを私がExcelのマクロで作成していました。けれども、そうした対応ではプログラムの内容を私のみしか知り得ず、ノウハウが属人化してしまうことが危惧されます。そこで今回は、委託実績のある外部のシステムベンダーに開発を委ねました。

ファイル配信サービスの概要

――新サービスへの切り替えに際して、お取引先様や御社内の各事業部門への告知はどのように進めましたか。

古幡

案内送付の結果、約100社のお取引先様のうち約7割がファイル配信サービス経由での請求書の受け取りを希望され、それらのお取引先様に対しての送付プロセスを電子化する運びとなりました。案内時にご返信いただいたメールアドレスは、送付先マスタとしてファイル配信サービスに登録する必要がありますが、それに必要な操作も非常に簡単なもので、難なく移行を進めることができました。

大澤

従来通りの郵送を希望されるお取引先様についても、ファイル配信サービスがオプションとして提供する郵送代行サービスを利用することにしました。これにより、これまで各事業部門で行っていた封入・郵送の作業が不要となるため、その旨を各現場にも告知しました。

担当者がコア業務に注力

――ファイル配信サービスの導入による成果をお聞かせください。

大澤

社内的には、従来行っていた各事業部門での請求書の封入・郵送作業が一切不要になりました。麺類事業、商社事業の双方で、それぞれ2人の担当者が月初に相応に大きな時間を割いて、当該作業に当たっていました。それが不要になったことで、それら担当者が本来コアとする業務に集中できるようになりました。また、郵送コストも削減され、当社の請求書発行業務に関する課題がトータルに解消されています。

古幡

請求書の受け取りの電子化を実現したお取引先様からの評価も高く、各社の電子帳簿保存法への対応にも貢献を果たすことができているものと自負しています。
電子化された帳簿の保存期間について、ファイル配信サービスでは標準6カ月となっていますが、最長11年4カ月保存できるオプションも用意されており、当社ではそのオプションサービスを利用してファイネット側に請求書をクラウド保存することで電子帳簿保存法に対応しています。

――今後に向けた展望、及びそこでのファイネットへの期待についてお話しください。

大澤

まずは、現状で郵送による対応を維持されているお取引先様に対して、引き続き電子化された請求書の受け取りへとかじを切っていただけるよう働きかけていきたいと考えています。またファイネットに対しては、ファイル配信サービスによって実現される、この圧倒的なコストパフォーマンスを今後も堅持いただいて、低コストで安定したサービスの継続的な提供をお願いできればと考えています。

脇田

かねて当社の受発注業務や出荷案内業務を支えてきた商品流通VANサービス、そして今回導入したファイル配信サービスを含め、ファイネットの提供するソリューションは、すでに当社のビジネスにおいて、なくてはならないものになっています。そうした意味で、ファイネットから今後提供されてくる新たなサービスへの期待も大いに膨らんでいるところです。

――期待に沿えるよう引き続き取り組んでまいります。本日は貴重なお話をお聞かせいただきありがとうございました。