事例紹介

請求書発行業務の非効率さから生じていた様々な課題

――貴社の事業概要をお聞かせください。

山内

――請求書発行業務についてどのような課題がありましたか。

松本

業界標準インフラとしてのサービス提供への期待

――貴社では、それら課題の解消を図るための手段として、ファイネットが提供する「ファイル配信サービス」を導入されました。導入に至る経緯や、選定のポイントについてご紹介ください。

松本

当時は、先に述べた業務上の課題に加え、社内でDX推進やペーパーレス化を目指す動きも加速していました。
さらに、コロナ禍であったことから、リモート環境でも円滑に請求書発行業務を行う仕組みが求められていました。
選定に当たっては、まずファイネットが提供するEDIサービスが、食品業界における確立された標準インフラとして広く利用されていることも安心して導入できる点だと考えました。得意先様の多くもファイネットのサービスを採用しているため、同じファイネットが提供するサービスであれば、スムーズに受け入れていただけるだろうと考えました。
また、当社は、ファイネットがファイル配信サービスのリリース準備段階で実施していた検証プロセスにも参加していました。そこで当社の帳票フォーマットに関する要望なども反映されていたことから、自社業務に適したサービスであると実感を持てた点も、導入を後押ししました。
加えて、初期費用が不要で、月々のランニングコストも低く抑えられるというコスト面でのメリットも大きな魅力でした。

――ファイル配信サービスの導入に当たって取り組んだ準備作業は、どのようなものでしたか。

今井

紙の請求書発行枚数が約9割減少

――ファイル配信サービスの導入によってどのような成果が出ていますか。

今井

サービスの本番適用は、2024年3月15日締め分の請求書発行から開始しました。
2026年6月現在、請求先コードベースで1,000件強ある得意先様のうち、約700件が移行を完了しています。請求書枚数ベースでは、月間2万枚のうち約9割が電子化され、サービスを通じて配信されている状況です。
その結果、1人当たりが請求書発送業務に要する時間は、繁忙期の月末締めでも従来の2～3時間から30分程度まで削減されました。本番稼働後には収入支払管理チームから1名が他部署へ異動しましたが、それでも必要な業務を十分に回せています。
月初の定例となっていた担当者の早朝出勤も不要となり、人的ミスによる送付漏れもなくなりました。仮に得意先様から「請求書が届いていない」といった連絡があった場合でも、ファイル配信サービスの送信履歴を即座に確認できるため、迅速な対応が可能になっています。
これまで発送から到着まで少なくとも2～3日かかっていた請求書も、ファイネットへのデータ送信後すぐに得意先様側で受信できるようになり、受領に関するプロセスも大幅に円滑化されました。その結果、早期確認のためのFAX送付や、送達遅延による入金の遅れといった課題も解消されています。

――今後に向けての展望、及びファイネットに期待することについてお聞かせください。

松本

先ほど申し上げた通り、請求先コードベースではなお約3割の得意先様に対して、従来通り紙の請求書を郵送しています。当社としては、独自の電子受領方法があるケースを除き、基本的にはすべての請求書発送業務をファイル配信サービスへ移行していきたいと考えています。
その実現に向けて、様々な事情からまだ移行に至っていない得意先様に対しても、継続的にメリットをお伝えしながら、切り替えを促していく方針です。現在も未移行の得意先様には、状況に応じて改めてご案内文書をお送りしています。

山内

ファイネットのEDIサービスが酒類・加工食品業界の共通基盤として定着しているように、ファイル配信サービスも請求書や支払案内書、出荷案内書など、メーカーと卸の間でやり取りされる帳票を交換する共通基盤としてさらに広く活用されていけば、当社や得意先様だけでなく、業界全体にとっても大きなメリットをもたらすと確信しています。
今後も、サービスのメリットをより広く訴求する取り組みや、ユーザーにとってさらに使いやすくなる新機能の実装などを、ファイネットには期待しています。

――ご期待、ご要望に沿えるよう今後も引き続き取り組んでまいります。本日は貴重なお話をお聞かせいただきありがとうございました。